Sorollatjet për studiues e qytetarë nëpër dyert e arkivave në të gjithë Shqipërinë, duket se kanë marrë fund. Drejtori i Përgjithshëm i Arkivave, Ardit Bido, me një krenari, që nuk e fsheh, thotë se tashmë arkivat shqiptare janë shumë hapa para simotrave të rajonit dhe krahasueshëm me ato të vendeve më të mëdha në botë.
Kjo falë shërbimeve të reja që po aplikohen prej pak ditësh. Së pari, bëhet fjalë për katalogimin online. Rreth 2 milionë tituj dosjesh mund të konsultohen që nga shtëpia, të porositen ato që nevojiten, të rezervohet data e konsultimit në sallën e studimit dhe gjithçka të jetë gati. Kjo do t’u vijë më së shumti në ndihmë studiuesve. Kurse për të interesuarit për të gjetur dokumente pronësie, apo gjithçka tjetër, do të mund ta bëjnë kërkesën përmes postës dhe përgjigjja të vijë po me postë, pa qenë nevoja të udhëtojnë nga qytete të tjera drejt Tiranës apo në arkiva të tjera. Për më tepër drejtori Ardit Bido shpjegon risitë në shërbimet e Arkivit Qendror dhe ato që priten…
Nga një institucion thuajse “i mbyllur”, arkivat po shkojnë në shtëpitë e qytetarëve, cilat janë ato shërbime që e bëjnë më të thjeshtë aksesimin e dokumenteve që ju posedoni?
Ne e humbëm shansin për arkivat e hapura. Bota ka kaluar nga arkivi i mbyllur tek ai i hapur dhe sot është tek arkivat promotore. Po filluam të punojmë sot për arkivat e hapura (kanë qenë të tilla, sepse kushdo mund të vinte, por jo mjaftueshëm intriguese për studiuesin potencial), ne do të humbim kohë. Ne duhet të rendim drejt arkivave promotore, që janë edhe trendi i sotëm.
Dhe në këtë kuadër, një nga ndryshimet e mëdha është katalogimi online. Dhe ka të bëjë me një sasi prej 2 milionë dosjesh. Kushdo e di që nuk mund të lexojë më shumë se 10 dosje në ditë. Në 2 milionë dosje është gjithë memoria jonë kolektive kombëtare. Gjithçka që kanë bërë gjyshërit e stërgjyshërit tanë, por edhe prindërit tanë, janë të aksesueshme si tituj dosjesh, online, pa pagesë, vetëm me një klikim.
Kush ka interes për të parë gjithçka që ka bërë ky shtet nga 25 vite më parë e më herët, mjafton të klikojë, të kërkojë, të gjejë. Nga ana tjetër, kemi të bëjmë me aplikacionin e dytë që lidhet me rezervimin e studimit. Kushdo që ka frekuentuar arkivat, e di mirë që duhet të ndiqte një procedurë të gjatë.
Duhet të vije, të bëje kërkesë, të ktheheshe për tri ditë, e kështu me radhë. Një sorollatje që nuk ndodhte për mungesë vullneti, as për paaftësi, por për arsye shumë objektive, si vendruajtjet që i kemi larg, ose edhe mungesa e kapaciteteve për të përballuar fluksin e kërkesave. Ky aplikacion, që mund të plotësohet këtu, me asistencën tonë, për të gjithë ata që nuk e kanë një burim aksesimi, qoftë për shumicën, nga shtëpia, mjafton që të futesh e të regjistrohesh, si të vije këtu e të plotësoje formularin.
Pas miratimit, mund të kërkohet nga ana e studiuesit një sasi prej 10 dosjesh, të cilat dëshiron t’i shohë në një datë të caktuar, e cila duhet të jetë pas tri ditësh nga kërkesa. Me burimet njerëzore dhe kapacitetet që kemi nuk mund të shërbejmë më shumë se 400 dosje. Ditën që studiuesi vjen në arkiv, e ka dosjen paraprakisht mbi tavolinë. Nuk do të ketë më asnjë sorollatje.
Kështu, ne hedhim një hap shumë përpara arkivave të rajonit. Për katalogimin janë bërë investime të mëdha në vitet 2003-2008, nga qeveria zvicerane, por për arsye që nuk i di, kanë mbetur të fjetura. Sa i takon aplikacionit të fundit, është punuar 6 muajt e fundit, me një shifër fare minimale.
E megjithatë do të vazhdohet të shfrytëzohen materialet origjinale. Le të themi në letër (kur bëhet fjalë për të tilla). Kur do flasim për dixhitalizim?
Hapat që sapo kemi hedhur i japin udhë dixhitalizimit të arkivave. Nuk mund të themi se dixhitalizimi i mirëfilltë ka nisur. Kjo ka ndodhur vetëm për projekte që kemi pasur me të tretë. Gjatë kësaj periudhe kemi bërë disa bashkëpunime për fonde të caktuara dhe një kopje e dixhitalizuar i ka mbetur arkivit. Praktika ndërkombëtare arkivore nuk flet më për dixhitalizim masiv, pasi është i panevojshëm dhe i kushtueshëm. Ajo që gjithë bota bën është ai on demand. Ku studiuesit kërkojnë diç- ka të dixhitalizuar, kjo bëhet me fondet e tij dhe mbetet një kopje për arkivin e përhershëm. Që të bësh dixhitalizimin, duhet të kesh hardin dhe softin e nevojshëm, përveç njohurive. Tani jemi të gatshëm. Me Universitetin e Barit ne kemi mjaftueshëm memorie virtuale për ta kryer atë. Gjithçka është gati dhe do fillojmë dixhitalizimin on demand.
Katalogimi online u shërben vetëm studiuesve, apo edhe të interesuarve për të gjetur dokumente pronësie?
Pa dyshim që për të gjithë, por më parë më lejoni të bëj një parantezë. Arkivi i përhershëm, siç është Arkivi Qendror Shtetëror, që është nën varësinë e Drejtorisë së Përgjithshme të Arkivave, nuk është në shërbim të kërkesave social-juridike të qytetarëve. Koncepti i arkivave të përhershëm është që një dokument mbërrin në arkiv, kur operativiteti i tij ka vdekur. Kur nuk ka më vlerë për njeriun, “fle në parajsën” e vet, që është arkivi i përhershëm, i cili vlen për studim. Thënë kjo, normaliteti i shtetit tonë në këta 27 vjet dhe më herët në periudhën e komunizmit, ka sjellë që qytetarët t’i drejtohen arkivit për kërkesat social-juridike, si pronat, vjetërsi pune dhe një nga gafat e fundit të arkivit, për amza shkollore. Pra, të gjitha këto janë mish i huaj për një arkiv të përhershëm.
E megjithatë, ky është një shërbim i domosdoshëm, çfarë zgjidhjeje i keni dhënë?
Ne i kemi dhënë zgjidhjen më optimale. Të gjithë ata që kanë nevojë për arkivat, të mos kenë nevojë të vijnë këtu. Një qytetar nga Konispoli apo Tropoja, mjafton të shkojë në filialin më të afërt të Postës Shqiptare, bën aplikimin, bashkangjitur me dokumentet përkatëse. Aplikimi vjen te ne dhe ne i kthejmë përgjigje, kudo që ata të jenë, në Tropojë apo Konispol. Arkivi për ta nuk është dëshirë, por nevojë, dhe ne duhet t’ia japim këtë shërbim. Ndërsa salla e studimit është për ata që e kanë dëshirë arkivin. Pa dyshim që katalogu online mund të shërbejë për kërkesat social-juridike të qytetarëve, por në momentin që procedura është e thjeshtë, ata kërkojnë dhe ne i gjejmë për ta.
Sa kërkesa të tilla vijnë në ditë?
Kërkesa social-juridike janë 70-80 në ditë, por jo vetëm për pronat, por edhe kërkesa të tjera, për të cilat jepet brenda 23 ditësh.
Megjithatë do të keni sërish “barrën” e ruajtjes së dokumentit origjinal, a ka ndonjë projekt në këtë drejtim, pasi e dimë se kushtet nuk janë optimale…?
Ruajtje është edhe dixhitalizimi, ruajtje është edhe mikrofilmimi. Sa i përket vendruajtjes, është gangrena më e madhe që ka Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave dhe gjithë arkivave të përhershme në Shqipëri, por e ngjashme edhe me vendet e rajonit (Maqedoni, Serbi, Bullgari). Ne kemi bërë projektin bashkë me Ministrinë e Brendshme, po bëjmë projekt-preventivin, për të parë mundësitë e financimit të një godine, që do t’u përgjigjet të gjitha kërkesave ligjore për ruajtjen e dokumenteve. Dhe ne jemi në shkelje të plotë flagrante të ligjit. Unë jam në shkelje flagrante të ligjit, por nuk kam se ç’bëj në mungesën e mjeteve financiare të nevojshme për të tejkaluar këtë ngërç. Shpresoj që drejtoria e inspektimit të mos më gjobisë për këtë shkelje.
Një vit më parë, ju keni marrë një sasi të konsiderueshme dokumentesh nga Arkiva e Turqisë, vijon marrëveshja?
Po, erdhën defterët e 57 tahrireve të arkivave turke. Kemi nënshkruar një marrëveshje të re me to, e cila tashmë do ta shtojë numrin e dokumenteve me ato të 4 vilajeteve gjatë periudhës osmane. Në tetor të këtij viti nis projekti për dizhitalizimin e arkivave osmane dhe brenda një periudhe njëvjeçare do të dixhitalizohen ato dokumente që janë në interes të memories sonë kolektive në arkivin e ish-Perandorisë Osmane dhe të atyre që gjenden këtu, për të bërë shkëmbimin përkatës. Është një financim i jashtëm nga ana e TIKA-s dhe do të shfrytëzohen burime njerëzore të ardhura nga Turqia, që do t’i bëjnë të aksesueshme këto dokumente.
Me gjasë këto dokumente do të qartësojnë edhe kaosin me pronat?
Pa dyshim. Duhet të kuptojmë një element shumë të rëndësishëm. Nëse sot ne qahemi se nuk gjejmë dot pronat në vitet ’30, se çfarë është bërë me mjedisin nga qeveria e epokës në vitet ’30, për arsye studimore, çfarë është bërë me bujqësinë, sepse është ruajtur vetëm 70% e arkivave të asaj periudhe. Nëse ne nuk bëjmë ndryshime rrënjësore, nipërit tanë do na zënë me gurë për periudhën në të cilën ne jemi, nga vitet ’90 deri më sot. Ka ministri në këtë vend që nuk kanë dorëzuar dokumentacion që në vitin 1991 dhe do të jetë më e thjeshtë që në atë fushë, të mund ta kesh më të thjeshtë të gjesh materiale në vitet ’30 se në atë periudhë. Kjo është e tmerrshme. Ne kemi bërë lëvizjet tona në këtë drejtim. Kemi bërë një rregullore njësuese, që nis që nga formati se si duhet të jetë shkresa zyrtare.
Tashmë ju jeni kthyer edhe në Inspektorat, cila është detyra juaj, ç’përmban rregullorja?
Në rregullore përshkruhet si hartohet dokumentacioni, si ruhet, si dorëzohet, me procedura përkatëse dhe përgjegjës konkretë. Rregullorja është botuar në fletoren zyrtare para një muaji dhe kemi nisur inspektimet në institucione për të parë se çfarë ndodh me dokumentet, në mënyrë që kjo situatë që gjendet në institucionet e Republikës së Shqipërisë të ndryshojë. Fatmirësisht deri më sot nuk ka qenë e nevojshme të aplikohen sanksionet ligjore, gjobat, sepse institucioneve u është dhënë një afat kohor 10-ditor për të nxjerrë të gjitha aktet normative, për të rregulluar punët e tyre të brendshme. Kanë krijuar kornizën. Por në inspektimet e dyta nuk do të shihet më nëse ekziston korniza, por nëse është zbatuar ajo.
Fatkeqësisht as korniza nuk ka ekzistuar. Në shtator ne presim edhe një hallkë tjetër për t’i shkuar pranë një metode që është përdorur në Europën Lindore dhe ka rezultuar shumë i suksesshëm. Kemi mundësi të koalidojmë gjithë sistemin. Ky është roli i Drejtorisë së Përgjithshme të Arkivave, që të koalidojë sistemin: ka rregulla të qarta, përgjegjës konkretë, afate kohore të mirëpërcaktuara, kontroll dhe inspektim, ka mundësi shfryrjeje dhe kjo është ajo që ne presim në shtator, që drejtuesit e institucioneve të kenë se ç’të bëjnë me një kapicë dokumentesh 10-vjeçare, të mbledhur jo për fajin e tyre, por të gjithë drejtuesve paraardhës…
Dhe duke krijuar të gjitha këto hallka të mirorganizuara të një sistemi arkivor që është duke lënguar, ne shpresojmë që mund të themi që 2017 është viti zero, që së paku dokumentet e mëvonshme të jenë të krijuara në mënyrë të tillë, që të mund të përpunohen kollaj. Akti administrativ është vetë shteti. Unë mund të mos kem zyrë, të jem në gjendje lufte, por në momentin që kam firmë, vulë dhe akt administrativ, unë kam shtet. Dhe nëse nuk arrijmë t’i japim seriozitetin e nevojshëm aktit administrativ, firmës dhe vulës, protokollit dhe arkivimit, atëherë ne nuk arrijmë dot t’i japim peshën e nevojshme shtetit.
Për të mos thënë që një sistem i mirë arkivor është lufta më e mirë ndaj korrupsionit; që është pozitive për studiuesit e ardhshëm, për qytetarët e sotëm, që të mund të marrin dokumentacionin e nevojshëm në kohën e duhur, por jemi tek A-ja: Akti administrativ është shteti dhe këtij institucioni i ishte dhënë detyra të jenë në krye të rrjetit arkivor kombëtar për një arsye të fortë logjike, që dokumentacioni do të përfundojë këtu. Deri në mbërritjen këtu, duhet të hartohet, ruhet dhe dorëzohet si duhet. Me këto ndryshime që kemi bërë së fundmi, besoj se do të mund të mund të arrijmë koalidimin e sistemit arkivor.
ALMA MILE /PANORAMA
NDIQE LIVE "PANORAMA TV" © Panorama.al
