Qeveria ndryshon strukturën për të gjitha institucionet qendrore dhe ato të varësisë.Në mbledhjen e 16 qershorit 2011 me vendim nr. 474 është miratuar përcaktimi i standardeve dhe procedurave që duhet të ndiqen gjatë hartimit dhe miratimit të strukturave organizative për institucionet buxhetore. Nga ky vendim përjashtohen vetëm punonjësit e arsimit dhe ata të shëndetësisë. Një prej problemeve të identifikuara nga grupi i punës gjatë hartimit të aktit ishte se në shumë institucione ka më shumë punonjës mbështetës (punëtorë, magazinierë, shoferë) sesa punonjës në funksionet e ofrimit të shërbimeve. Për këtë qëllim, në pikën 7 të vendimit është përcaktuar se “Pozicionet e dedikuara për funksionet mbështetëse në çdo institucion nuk duhet të kalojnë 33% të numrit të përgjithshëm të pozicioneve të institucionit”. Në vendim është përcaktuar gjithashtu situata kur mund të krijohet një sektor dhe kur mund të krijohet një drejtori më vete. Konkretisht, një sektor mund të krijohet kur ka një shef sektori dhe dy vartës, ndërkohë që në disa raste është vërejtur se ka pasur sektor me një shef dhe një vartës. Krijimi i drejtorisë është përcaktuar në pikën 21 të vendimit. “Një drejtori mund të krijohet nëse ka në përbërje të saj të paktën dy sektorë të drejtuar nga një shef ose, nëse ka të paktën 5 (pesë) punonjës”, thuhet në vendim. Nga analizat paraprake që ka bërë Ministria e Financave, ka rezultuar se ka drejtori ku janë të punësuar një drejtor, dy përgjegjës sektori dhe dy specialistë. Vendimi rregullon gjithashtu edhe situatat kur mund të funksionojë zyra e marrëdhënieve me jashtë dhe ajo me publikun. Me përjashtim të ministrive, këto dy zyra në të gjitha institucionet e varësisë apo agjencitë nuk organizohet si njësi organizative më vete, por ky funksion kryhet nga titullari i institucionit. “Funksionet e marrëdhënieve me publikun nuk organizohen si njësi organizative e veçantë, me përjashtim të rastit kur misioni i institucionit e kërkon një funksion të tillë të veçuar. Si rregull, marrëdhëniet me publikun mbahen nga drejtuesit e njësive organizative të institucionit, ndërsa funksioni i zëdhënësit kryhet nga kabineti i titullarit të institucionit ose nga vetë ky i fundit”, thuhet në vendimin e qeverisë.
Lëvizjet brenda institucionit
Vendimi parashikon gjithashtu edhe lëvizjet brenda institucionit pas hyrjes në fuqi. “Pozicionet, që kryejnë funksione të së njëjtës fushë, grupohen në sektorë, drejtori të përgjithshme, në rast se plotësohet standardi numerik për krijimin e njësive organizative respektive. Pozicionet, që kryejnë funksione të ngjashme, grupohen në të njëjtën njësi organizative”, thuhet në pikën 10 të vendimit të Këshillit të Ministrave.
Të pavarurit me organikë të re, dy vjet kohë për ta hartuar
Vendimi i qeverisë përcakton afate konkrete se kur duhet të nisë zbatimin. Në pjesën e fundit, “Dispozita tranzitore”, thuhet se brenda gjashtë muajve nga hyrja në fuqi e vendit duhet që institucionet të përshtatin strukturën me standardet e përcaktuara në këtë vendim. Në të njëjtën kohë, akti u rekomandohet edhe institucioneve të pavarura. Për këto institucione nuk mund të ketë detyrime, për shkak se struktura e tyre përcaktohet me ligj të veçantë të votuar me shumicë të cilësuar në Parlament. “Brenda 6 (gjashtë) muajve nga hyrja në fuqi e këtij vendimi, për institucionet në fushën e ekzekutivit, dhe 2 (dy) vjetëve, për institucionet e tjera, strukturat organizative duhet të përshtaten sipas standardeve të përcaktuara në kreun I, të këtij vendimi”, thuhet në pikën 49 të vendimit. Akti i miratuar në qershor nga qeveria përcakton gjithashtu se institucionet e pavarura kryejnë funksione rregullatore dhe të ofrimit të shërbimeve. Gjithashtu në këto institucione, njësia më e lartë organizative është drejtoria e përgjithshme, e cila krijohet vetëm në rastet kur plotësohen standardet numerike.
Hartimi i strukturës
Sipas këtij vendimi, Departamenti i Administratës Publike (DAP) përgatit ndryshimin e strukturës për Kryeministrin e për institucionet në fushën e ekzekutivit. Ndërsa për rastet kur struktura është përgatitur nga organet e tjera, siç përcaktohet në ligj, merret në mënyrë të detyrueshme edhe mendimi i DAP-it dhe Ministrisë së Financave. Ndërkohë, deri më tani nuk kishte një vendim ku të përcaktohej si e detyrueshme marrja e mendimit të Ministrisë së Financave. Gjithashtu, për rastin e strukturës së institucioneve të pavarura, Kuvendi kërkon detyrimisht mendimin e Financave dhe të DAP-it. Pasi institucioni i paraqet DAP-it propozimin e tij për ndryshimin e strukturës, ky i fundit mund të kërkojë sqarime shtesë dhe mund të bëjë komente për propozimin përpara se t’ia kalojë Kryeministrit. Në rastet kur DAP jep mendim negativ, institucioni që propozon ndryshimin e strukturës duhet të reflektojë mbi vërejtjet e bëra. Në vendim përcaktohet gjithashtu mënyra se si zgjidhet situata kur ka përplasje mes institucionit që propozon strukturën dhe DAP-it, ndërkohë që para këtij akti shumë prej kërkesave qëndronin të pezulluara.
Struktura e re
“Fillimi i prodhimit të efekteve financiare të strukturës së re fillon, sipas rastit, në çastin: a) e konfirmimit nga Departamenti i Administratës Publike të propozimit për ripozicionimin e të gjithë punonjësve në strukturën e re; b) e lëshimit të urdhrit nga titullari i institucionit për njësinë e financës, për rastet e institucioneve të pavarura ose të punonjësve që nuk janë subjekt i legjislacionit për shërbimin civil”, thuhet në pikën 46 të vendimit.
89 mijë punonjës
Sipas ligjit të buxhetit të miratuar në Parlament në fund të vitit të kaluar, është 89 mijë numri i punonjësve buxhetorë. Nga ky vendim i miratuar në qershor nuk preken rreth 40 mijë punonjës të sistemit arsimor dhe atij shëndetësor
6 muaj
Sipas vendimit të qeverisë, të gjitha institucionet buxhetore kanë gjashtë muaj kohë nga data e hyrjes në fuqi për të përshtatur strukturën me kriteret e reja. Ndërsa institucionet e pavarura kanë 2 vjet kohë.
Vendimi i Qeverise
VENDIM PËR PËRCAKTIMIN E STANDARDEVE E TË PROCEDURËS QË DUHET TË NDIQET GJATË HARTIMIT DHE MIRATIMIT TË STRUKTURAVE ORGANIZATIVE TË INSTITUCIONEVE TË ADMINISTRATËS PUBLIKE
Në mbështetje të nenit 100 të Kushtetutës, të nenit 4/2, të ligjit nr.8549, datë 11.11.1999, “Statusi i nëpunësit civil”, dhe të nenit 10, të ligjit nr.9000, datë 31.1.2003, “Për organizimin dhe funksionimin e Këshillit të Ministrave”, me propozimin e ministrit të Brendshëm Këshilli i Ministrave
VENDOSI:
I. Standardet mbi të cilat mbështetet hartimi i strukturave organizative të institucioneve të administratës publike, në nivel qendror
1. Dispozitat e këtij vendimi zbatohen për institucionet e administratës publike, në nivel qendror, në të cilat përfshihen aparatet e Kryeministrisë dhe të ministrave, degët e ministrive, institucionet qendrore, në varësi të Këshillit të Ministrave/Kryeministrit dhe ministrave të linjës, dhe degët e tyre, administrata e prefektit, institucionet qendrore të pavarura.
Rekomandohen drejtuesit e sistemit gjyqësor dhe të prokurorisë, drejtuesit e universiteteve shtetërore, të njësive spitalore dhe të fondeve speciale, të zbatojnë të njëjtat standarde gjatë hartimit të strukturave për administratat e institucioneve të tyre.
2. Institucionet e administratës publike, në nivel qendror, organizohen mbështetur në parimin e shkallëzimit, sipas të cilit vartësit në çdo nivel duhet të ndjekin zinxhirin vendimmarrës dhe të komunikojnë me eprorët e tyre vetëm nëpërmjet eprorit më të afërt në hierarki.
3. Funksionet që kryhen nga institucionet e administratës publike, në nivel qendror, grupohen në katër fusha kryesore:
a) Funksione politikëbërëse;
b)Funksione rregullatore;
c) Funksione të ofrimit të shërbimeve;
d) Funksione të shërbimeve mbështetëse.
4. Funksionet politikëbërëse kryhen vetëm nga aparatet e Kryeministrisë e të ministrave dhe nuk mund të caktohen si funksione të institucioneve të tjera të administratës publike, në nivel qendror.
5. Funksionet rregullatore dhe funksionet e ofrimit të shërbimeve, si rregull, kryhen nga degët e ministrive dhe/ose institucionet, në varësi të tyre. Në rast se për funksionet përkatëse nuk ekziston një institucion varësie ose degë ministrie, funksioni mund të vendoset në aparatin e ministrisë.
6. Funksionet e shërbimeve mbështetëse, si rregull, kryhen nga vetë institucioni ose dega e tij. Në rastet kur institucioni i varësisë ose dega janë shumë të vegjël dhe me numër personeli të kufizuar, funksionet e shërbimeve mbështetëse ose një pjesë e tyre kryhen për to nga institucioni qendror, nga i cili varet institucioni i varësisë apo dega.
7. Pozicionet e dedikuara për funksionet mbështetëse në çdo institucion nuk duhet të kalojnë 33% të numrit të përgjithshëm të pozicioneve të institucionit.
8. Nëse aparati i ministrisë/institucionit qendror ofron shërbime mbështetëse për institucionet e varësisë, atëherë në përcaktimin e raportit të pozicioneve mbështetëse merret në konsideratë edhe numri i pozicioneve të institucionit të varësisë ose degës.
9. Institucionet e pavarura kryejnë, si rregull, funksione rregullatore dhe të ofrimit të shërbimeve, me përjashtim të rasteve kur me ligj të veçantë parashikohet ndryshe.
10.Pozicionet që kryejnë funksione të së njëjtës fushë, grupohen në sektorë, drejtori të përgjithshme, në rast se plotësohet standardi numerik për krijimin e njësive organizative respektive. Pozicionet që kryejnë funksione të ngjashme, grupohen në të njëjtën njësi organizative.
11. Në aparatet e ministrive ka vetëm një drejtori të përgjithshme për çdo funksion kryesor, sipas përcaktimit të bërë në pikën 3 të këtij vendimi, me përjashtim të rastit kur një drejtori e përgjithshme është krijuar me ligj të veçantë.
12. Departamentet janë njësi organizative të veçanta, të cilat mbulojnë një funksion të rëndësishëm vetëm të politikëbërjes dhe krijohen vetëm në Kryeministri, ndërsa në institucionet e tjera, në rastet kur përmenden në një ligj të veçantë.
13. Në aparatet e ministrive, sektorët nuk mund të krijohen si njësi të veçanta që raportojnë drejtpërdrejt te sekretari i përgjithshëm. Sektorët e veçantë vendosen në kuadrin e drejtorisë me të cilën kanë ngjashmërinë më të madhe të misionit.
14.Në institucionet e pavarura, njësia më e lartë organizative është drejtoria e përgjithshme, e cila krijohet vetëm në rastet kur plotësohen standardet numerike përkatëse.
15.Në institucionet e varësisë, njësia më e lartë organizative është drejtoria. Në rastin e institucioneve të mëdha, me më shumë se 50 pozicione pune, në institucionin e varësisë mund të krijohen pozicionet e zëvendëstitullarit, me kushtin që ky pozicion të jetë në të njëjtën kohë edhe drejtuesi i një drejtorie funksionale të institucionit.
16. Pozicioni i sekretarit të përgjithshëm krijohet vetëm në Kryeministri, aparatet e ministrive dhe në institucionet e pavarura, në rast se në këto të fundit anëtarët e emëruar në drejtim të institucionit nuk janë të punësuar me kohë të plotë.
17. Degët e ministrive drejtohen nga titullari i degës, ndërsa njësia më e lartë organizative e saj është sektori.
18. Në degët e ministrive dhe në institucionet e varësisë, të cilat kanë një numër të reduktuar të stafit deri në 10 (dhjetë) pozicione, struktura e brendshme mund të jetë e sheshtë, me vetëm një pozicion drejtues dhe të gjitha pozicionet e tjera që i raportojnë atij.
19. Degët e ministrive dhe institucioneve të varësisë kanë një varësi funksionale nga drejtoria e përgjithshme, e cila mbulon fushën e veprimtarisë së tyre. Në rast se për funksionin që kryejnë nuk ekziston një drejtori e përgjithshme specifike, atëherë ato i raportojnë drejtorisë së përgjithshme të politikëbërjes në ministri. Në rast se vlerësimi i pozicionit të punës për titullarin e institucionit të varësisë është i barabartë ose më i lartë se vlerësimi i pozicionit të punës për drejtorin e përgjithshëm në ministri, atëherë institucioni e ka varësinë funksionale nga sekretari i përgjithshëm i ministrisë.
20. Një sektor mund të krijohet si njësi organizative e veçantë, kur në të janë të paktën një pozicion shef sektori dhe dy vartës. Një sektor mund të krijohet edhe pa pozicionin e shefit, nëse është në kuadër të një drejtorie dhe ka të paktën dy nëpunës.
21. Një drejtori mund të krijohet nëse ka në përbërje të saj të paktën dy sektorë të drejtuar nga një shef ose, nëse ka të paktën 5 (pesë) punonjës.
22. Një drejtori e përgjithshme mund të krijohet nëse ka në përbërje të saj të paktën dy drejtori.
23. Funksioni i auditimit të brendshëm grupohet në një njësi organizative që, në rastin e ministrive, i raporton nga ana funksionale ministrit, ndërsa nga ana administrative varet nga sekretari i përgjithshëm dhe, në rastet e institucioneve të pavarura, i raporton titullarit të institucionit. Njësitë e auditimit të brendshëm nuk krijohen në degët e ministrive dhe institucionet e varësisë, me përjashtim të rastit kur këto të fundit janë të organizuara me degë në rrethe dhe kanë numër të madh të stafit. Për këto institucione, funksioni i auditimit kryhet nga njësia e auditimit të brendshëm të ministrisë nga e cila varen ose sipas mënyrave të parashikuara në ligjin nr.9720, datë 23.4.2007, “Për auditimin e brendshëm në sektorin publik”.
24. Në çdo institucion, i cili ka 15 (pesëmbëdhjetë) pozicione pune, duhet të ketë të paktën një pozicion të dedikuar për funksionet e lidhura me financat e institucionit. Në rastet e institucioneve me më pak se 15 (pesëmbëdhjetë) pozicione pune, ky funksion të kryhet nga institucioni qendror nga i cili varet institucioni. Në institucionet e vogla, pozicionit të ngarkuar me financat mund t’i ngarkohen edhe funksione të tjera shtesë.
25. Në institucionet që kanë më shumë se 30 (tridhjetë) pozicione pune, duhet të ekzistojë një pozicion pune për menaxhimin e burimeve njerëzore. Në varësi të madhësisë së institucionit, ky pozicion mund të jetë i dedikuar ose të ketë përgjegjësinë edhe për kryerjen e funksioneve të tjera.
26. Funksioni i mbajtjes së magazinës së institucionit duhet të vendoset në një pozicion të ndryshëm nga ai i mbajtjes së financës së institucionit dhe në institucionet e vogla, ku nuk justifikohet ekzistenca e një pozicioni të veçantë pune, mund të vendoset në çdo pozicion tjetër pune.
27. Funksionet e marrëdhënieve me jashtë nuk organizohen si njësi organizative e veçantë, me përjashtim të rastit kur institucioni e ka këtë funksion një ndër misionet kryesore të punës së tij. Si rregull, ky funksion kryhet nga drejtuesit e njësive organizative të institucionit dhe nga titullari i tij.
28. Funksionet e marrëdhënieve me publikun nuk organizohen si njësi organizative e veçantë, me përjashtim të rastit kur misioni i institucionit e kërkon një funksion të tillë të veçuar. Si rregull, marrëdhëniet me publikun mbahen nga drejtuesit e njësive organizative të institucionit, ndërsa funksioni i zëdhënësit kryhet nga kabineti i titullarit të institucionit ose nga vetë ky i fundit.
II. Procedura e hartimit dhe miratimit të strukturave organizative të institucioneve të administratës publike, në nivel qendror
29. Struktura organizative e institucioneve të administratës publike, në nivel qendror, ndryshohet në rastet kur:
a) ka pasur ndryshime të misionit të institucionit;
b) janë shtuar apo pakësuar funksionet e institucionit;
c) si rrjedhojë e analizave të kryera, rezulton se duhet të ketë një shpërndarje të ndryshme të burimeve të shtuara për kryerjen e funksioneve.
30. Për institucionet në fushën e ekzekutivit, ndryshimi i strukturës përgatitet për Kryeministrin nga Departamenti i Administratës Publike, në bazë të propozimit të marrë nga ministri propozues. Në rastet kur, mbështetur në një ligj të veçantë, struktura organizative miratohet nga një organ tjetër, merret në mënyrë të detyrueshme mendimi i Departamentit të Administratës Publike dhe i Ministrisë së Financave.
31. Në rastin e ndryshimit të strukturës së institucioneve të pavarura, Kuvendi kërkon mendimin e detyrueshëm të Departamentit të Administratës Publike dhe Ministrisë së Financave.
32. Ministria e Financave jep mendimin e saj të detyrueshëm për kostot financiare të propozimit përkatës, në rastet kur ndryshimi i strukturës shoqërohet me efekte financiare shtesë mbi buxhetin e miratuar ose, edhe kur efektet shtesë mbulohen nga fondet e lira në dispozicion të institucionit.
33. Institucioni, i cili propozon ndryshimin e strukturës, dërgon në Departamentin e Administratës Publike ose në Kuvend, në rastin e institucioneve të pavarura, të dhënat e mëposhtme:
a) Arsyet e hollësishme të nevojës për ndryshime;
b) Efektet financiare që shoqërojnë ndryshimet e kërkuara;
c) Përshkrimet e punës dhe kërkesat specifike për çdo pozicion pune të ri, të krijuar apo të prekur nga propozimi;
ç) Analizat sasiore, për burimet e nevojshme për kryerjen e funksioneve të caktuara;
d) Një raport për pasojat që mund të ketë ristrukturimi mbi nëpunësit e institucionit dhe shpenzimet e personelit, si dhe një parashikim për sistemimin e nëpunësve, pozicionet e të cilëve preken, si pasojë e ristrukturimit.
34. Departamenti i Administratës Publike nuk shqyrton dhe nuk përgatit për Kryeministrin asnjë propozim, që nuk paraqitet në përputhje me pikën 34, të kreut II, të këtij vendimi, dhe që nuk shoqërohet me mendimin e Ministrisë së Financave në rastet e përcaktuara në pikën 32, të kreut II, të këtij vendimi.
35. Departamenti i Administratës Publike mund të kërkojë sqarime shtesë nga institucioni propozues për ndryshimin e strukturës ose mund të bëjë komente për propozimin, përpara se ta dërgojë për miratim te Kryeministri.
36. Në rast se ka qëndrime të kundërta ndërmjet Departamentit të Administratës Publike dhe institucionit propozues për kërkesat e përcaktuara në shkronjat “a” dhe “d”, të pikës 33, të këtij vendimi, institucioni është i detyruar të reflektojë komentet dhe sugjerimet e Departamentit të Administratës Publike. Në rast se vazhdon të ketë qëndrime të kundërta ndërmjet dy institucioneve, sekretari i Përgjithshëm i Këshillit të Ministrave organizon një takim të përbashkët për bashkërendimin e punës ndërmjet të dyja institucioneve për kërkesat për pozicionet përkatëse.
37. Departamenti i Administratës Publike i paraqet Kryeministrit projekturdhrin për miratimin e strukturës së institucionit, të shoqëruar me relacionin përkatës, ku përcaktohen shkaqet dhe arsyet që kanë çuar në ndryshimin e strukturës dhe objektivat që parashikohen të arrihen.
38. Urdhri për miratimin e strukturës hyn në fuqi menjëherë, por fillon të prodhojë efektet financiare jo më vonë se 30 (tridhjetë) ditë nga data e hyrjes në fuqi, periudhë në të cilën duhet të përfundojnë të gjitha veprimet për sistemimin e punonjësve ekzistues në strukturën e re.
39. Në rastin e pozicioneve të shërbimit civil në Kryeministri dhe aparatet e ministrive, vendimi për sistemimin e një nëpunësi në një pozicion tjetër apo kalimin e tij në listën e pritjes, merret bazuar në kriteret e përcaktuara në pikat 7-10, të vendimit nr.360, datë 14.7.2000, të Këshillit të Ministrave, “Për lirimin nga shërbimi civil”, dhe pas një procedimi administrativ individual, të kryer në përputhje me Kodin e Procedurës Administrative në Republikën e Shqipërisë, për çdo nëpunës, pozicioni i të cilit preket nga ristrukturimi.
40. Institucioni vendos sipas pikës 39, të kreut II, të këtij vendimi, brenda 10 (dhjetë) ditëve nga data e miratimit të ndryshimeve në strukturë nga Kryeministri.
41. Vendimi për sistemimin e një nëpunësi në një pozicion tjetër apo kalimi në listën e pritjes hyn në fuqi vetëm pas dhënies së mendimit pozitiv nga Departamenti i Administratës Publike.
42. Departamenti i Administratës Publike shqyrton vendimin e institucionit dhe del me një mendim brenda 10 (dhjetë) ditëve nga data e paraqitjes së tij. Në rast se vendimi nuk rezulton të jetë dhënë në përputhje me rregullat e procedimit administrativ, sipas Kodit të Procedurave Administrative, nuk është në përputhje me kriteret e përcaktuara në pikat 7-10, të vendimit nr.360, datë 14.7.2000, të Këshillit të Ministrave, “Për lirimin nga shërbimi civil”, apo nuk përputhet me planin për sistemimin e punonjësve, për të cilin është rënë dakord përpara dërgimit për miratim të strukturës, Departamenti i Administratës Publike del me një mendim negativ.
43. Në rast të mendimit negativ të Departamentit të Administratës Publike, institucioni fillon procedimin administrativ nga e para. Pikat 40-42, të kreut II, të këtij vendimi, zbatohen edhe në këtë rast.
44. Deri në marrjen e një vendimi përfundimtar, nëpunësi civil konsiderohet se vazhdon të jetë në të njëjtin pozicion pune që kishte para ristrukturimit.
45. Në rastin e pozicioneve që nuk i përkasin shërbimit civil në institucionet qendrore, në fushën e ekzekutivit, risistemimi i punonjësve në strukturën e re kryhet mbështetur në legjislacionin që rregullon marrëdhëniet e punës për pozicionet përkatëse, por përfundon brenda afatit të parashikuar në pikën 38, të kreut II, të këtij vendimi.
46. Fillimi i prodhimit të efekteve financiare të strukturës së re fillon, sipas rastit, në çastin:
a) e konfirmimit nga Departamenti i Administratës Publike të propozimit për ripozicionimin e të gjithë punonjësve në strukturën e re;
b) e lëshimit të urdhrit nga titullari i institucionit për njësinë e financës, për rastet e institucioneve të pavarura ose të punonjësve që nuk janë subjekt i legjislacionit për shërbimin civil.
47. Kontrolli i Lartë i Shtetit dhe Kryeministria, për institucionet në varësi të qeverisë, janë përgjegjëse për kontrollin e zbatimit të parashikimeve për sistemimin e punonjësve në strukturën e re të miratuar.
48. Në rastin e krijimit të një institucioni për herë të parë, rregullat e parashikuara në kreun II, të këtij vendimi, zbatohen në mënyrë korresponduese.
III. Dispozita transitore
49. Brenda 6 (gjashtë) muajve nga hyrja në fuqi e këtij vendimi, për institucionet në fushën e ekzekutivit, dhe 2 (dy) vjetëve për institucionet e tjera, strukturat organizative duhet të përshtaten sipas standardeve të përcaktuara në kreun I, të këtij vendimi.
Ky vendim hyn në fuqi pas botimit në “Fletoren Zyrtare”.
ADI SHKEMBI
© Panorama.al
